چگونگي اعلام نتيجه كارشناسي پيشنهاد

1- مقدمه

در خصوص فواید و محسنات مدیریت مشارکتی و دخیل کردن کارکنان در امور جاری سازمان سخنان زیادی ایراد و مطالب فراوانی به رشته تحریر در آمده که هر یک در مقام خود بسی ارزشمند و راهنمای جویندگان و علاقمندان به این موضوع می باشد. نظام پذیرش و بررسی پیشنهادها یکی از مصادیق مدیریت مشارکتی و پلی است در جهت نیل به این هدف. رشد روزافزون و به بار نشستن این نهال تازه آشنا، آرزوی همه مجریان و دست اندرکاران نظام پیشنهادها در هر سازمانی می باشد. با توجه به خصوصیات فرهنگی نظام پیشنهادها و ارتباط آن با معنویت سازمان و تاثیر آن بر انگیزش کارکنان، می توان به اهمیت آن پی برد چه بسا هر خطایی - خصوصا  از جانب مسئولان - صدمات جبران ناپذیری را به آن وارد سازد. یکی از مراحل حساس و چالش پذیر نظام پیشنهادها، نحوه و چگونگی به اطلاع رساندن نتیجه کارشناسی پیشنهاد می باشد. در این مقاله سعی گردیده حتی الامکان نکات و موارد آن مورد توجه و به آن پرداخته شود.

2- رسانه اعلام نتیجه

اعلام نتایج می تواند به شکل

• کتبی
• شفاهی
• کتبی و شفاهی (تلفیقی از هر دو روش)

 صورت پذیرد.

2-1- اعلام نتیجه به صورت کتبی

• ارسال نامه (یا فرم مخصوص) به پیشنهاد دهنده: در این حالت پیشنهاد دهنده خود به تنهایی از نتیجه با خبر شده و دیگران اطلاعی در این خصوص ندارند.
• اطلاعیه عمومی مانند درج در نشریه، تابلو اعلانات، وب سایت: در این حالت علاوه بر پیشنهاد دهنده، دیگران نیز از نتیجه کارشناسی مطلع می شوند.
• در هر دو مورد فوق، با استناد به مکتوبات، پیگیری مراحل کار در هر زمانی - حتی بعد از سال ها - نیز قابل انجام است اما حالتی خشک و رسمی به آن می دهد که تا حدودی با خصوصیات نظام پیشنهادها در تضاد است.

2-2- اعلام نتیجه به صورت شفاهی

در این روش پیشنهاد دهنده توسط یکی از مجریان نظام (دبیر اجرایی، مسئول دبیرخانه، اعضای شورا و اعضای کمیته های وابسته) در جریان کار قرار می گیرد. ایرادی که به این روش وارد است این است که این موضوع به مرور زمان فراموش می شود و قابلیت پیگیری در آینده را ندارد و در صورت لزوم باید از نو مراحل گذرانده شده قبل را طی کرد و اما برقراری ارتباط روان و موثرتر با پیشنهاد دهنده به عنوان یک حسن در این روش را نیز نباید نادیده گرفت.

2-3- اعلام نتیجه به صورت کتبی و شفاهی

این حالت  تلفیقی، مزایای هر دو روش فوق را داراست که این مزایا به کمرنگ شدن معایب آنها نیز کمک می کنند و نسبت به دو روش قبل، کاربرد بیشتری دارد.

3- نتیجه کارشناسی پیشنهاد

نتیجه نهایی هر پیشنهاد می تواند به دو صورت قابل قبول و یا غیر قابل قبول، اعلام شود که هریک به نوبه خود دارای حالتهای متفاوتی است که در جدول زیر نمایش داده شده است:  

4- اثرات زیانبار اعلام نتیجه پیشنهاد (بدون پاداش) بر پیشنهاد دهندگان

همانطور که پرداخت پاداش و تقدیر از پیشنهاد دهنده در ایجاد انگیزه و علاقمندی و افزایش حس تعلق به سازمان، موثر است به همان اندازه نیز غیر قابل قبول اعلام شدن پیشنهاد و یا به عبارت واضح تر محروم شدن از پاداش می تواند موجبات دلسردی و انزوای افراد در سازمان را موجب شود بطوریکه هدف افراد صرفاً به انجام وظایف محوله ختم و برای بهبود وضعیت کاری و انجام بهتر امور (حتی اگر به نفع خودشان نیز باشد) تلاشی نمی کنند. در اکثر مواقع هنگامی که نتیجه کارشناسی (بدون پاداش)، اعلام می شود اثر منفی بر روح و روان فرد و به تبع آن بر سازمان می گذارد خصوصاً اینکه نتیجه کارشناسی در معرض دید عموم و به اطلاع همگان رسیده باشد. از آن جمله  می توان به موارد ذیل اشاره کرد:

• پیشنهاد دهنده نا امید و دیگر تمایلی به ارائه پیشنهاد از خود نشان نمی دهد: این تصور در فرد پیش می آید که پیشنهادهایش هیچگاه مورد قبول واقع نمی شوند و بجای بهبود ایده ها و گسترش آنها، موضوع را فراموش و در بایگانی ذهنش زندانی می کند.
• مورد شماتت و تمسخر قرار گرفتن پیشنهاد دهنده از جانب سایر همکاران و اطرافیان: در این هنگام اعتماد به نفس فرد کاهش می یابد، این مورد خصوصاً از جانب همکاران رقیب و یا کسانی که از وضعیت کلی کار در نظام پیشنهادها بی اطلاع هستند پیش می آید و باعث می شود که بعضی از پیشنهاد دهندگان در زمان ارائه پیشنهاد و هنگامی که هنوز هیچ نتیجه ای از آن حاصل نشده، تقاضا  کنند که نام آنان در نشریه و یا تابلو اعلام نشود، (چه بسا که ممکن است پیشنهاد بسیار خوبی هم باشد ) و به شرط رعایت این شرط ، پیشنهاد خود را تحویل می دهند.
• بی اعتماد شدن افراد نسبت به نظام پیشنهادها و ارکان آن: این تصور در افراد پیش می آید که سازمان از پیشنهاد آنان استفاده می کند اما از پرداخت پاداش طفره  می رود و در واقع تفکری به نام «دزدی پیشنهاد» رشد می یابد و اطمینان افراد را به نظام پیشنهادها کاهش و اعتقاد آنها را خدشه دار می سازد.
• ساختن چهره ای ضعیف و ناتوان از نظام پیشنهادها: این اعتقاد که نظام پیشنهادها توانایی مقابله با جناح بندی های درون سازمانی و یا اصرار در پیگیری امور جاری را ندارد و پیشنهادها به راحتی از سوی کارشناسان همیشه مخالف، رد می شوند، در سازمان شکل می گیرد.
• تغییر دیدگاه افراد نسبت به نظام پیشنهادها در حد فرصتی برای وقت گذرانی و تفریح: کیفیت و کمیت پیشنهادهای رسیده کاهش می یابد و کمتر به مسائل کلان و سودآور شرکت پرداخته می شود و در اجتماعات و صحبت های دوستانه درون سازمانی سوژه ای می شود برای مخالفان و افراد نا آگاه در جهت گذران وقت و بطالت آن.

5- راهکار پیشنهادی

طبیعی است که پیشگیری راحت تر از درمان است. رعایت و دقت در نکات هر چند ساده و پیش پا افتاده می تواند ما را در این مهم یاری کند. بحث فرهنگ و فرهنگ سازی در سازمان چیزی نیست که بتوان یکباره و در آن واحد به آن دسترسی پیدا کرد و نیاز به گذشت زمان و شکیبایی و صبر در امور دارد اما همزمان با آن و بطور موازی می توان اقداماتی را انجام داد که تا حدودی در کاهش اثرات زیانبار اعلام نتیجه پیشنهاد ( در کوتاه مدت و بلند مدت ) موثر است:

• حتی الامکان از ذکر اصطلاح «غیر قابل قبول» در تابلو اعلانات، نشریه و یا وب سایت خودداری شود و موارد مردود اعلام شده را تحت عنوان مورد جزء، اعلام کرد. در واقع بجای این اصطلاح  می توان از عباراتی مانند «غیر قابل اجرا»، «کلی و بدون ارائه راه حل» و «بدون ماهیت پیشنهادی» استفاده کرد. این امر باعث می شود که افراد متوجه شوند پیشنهاد آنان به دقت مورد بررسی قرار گرفته است و افزایش نسبی اعتماد را موجب می شود.
• از اصطلاح «غیر قابل قبول» می توان در مکاتبات کتبی با پیشنهاد دهنده استفاده نمود به این شرط که سعی شود تا حد ممکن، دلایل منطقی، مدارک و مستندات نیز به آن پیوست شود و یا حداقل بصورت شفاهی به رویت پیشنهاد دهنده برسد.
• جمله ای با این مفهوم که پیشنهاد دهنده حق تقاضای تجدید نظر در اعلام نتیجه را دارد، در همان صفحه و با تیتر درشت، درج شود.
• در خصوص پیشنهادهایی که «ماهیت پیشنهادی ندارند» و یا «کلی و بدون ارائه راه حل» هستند، بصورت شفاهی و ترجیحاً توسط یکی از اعضای گروه کارشناسی و یا شورا، آموزش کوتاهی به فرد داده و او را در نحوه صحیح پیشنهاد دهی راهنمایی کنند. این کار اگر قبل از اعلام نتیجه کتبی انجام پذیرد علاوه بر کاهش میزان اعتراضات، راه را برای اصلاح و بهبود پیشنهاد می گشاید. چه بسا که مسیر کار به کلی عوض و بتوان آن را به یک پیشنهاد خوب و قابل قبول ارتقاء داد.
• در خصوص پیشنهادهایی که «تکراری» هستند، شماره پیشنهاد اولیه و متنی با این مضمون که پیشنهاد دهنده می تواند برای رویت پیشنهاد اولیه به دبیرخانه نظام مراجعه کند، در متن اعلام نتیجه ذکر شود.
• در خصوص پیشنهادهایی که «در دستور کار شرکت قرار دارند»، حتی الامکان و با توجه به رعایت قوانین سازمان، تاریخ و شماره مکتوب مورد نظر در متن اعلام نتیجه ذکر و در صورت امکان به رویت پیشنهاد دهنده نیز برسد.
• از پیشنهاد دهنده در جلسات شورا (قبل از اعلام نتیجه کتبی) دعوت و در حضور وی سایر مراحل کار انجام شود.