جلسات بي حاصل احتمالاً بزرگترين عامل اتلاف وقت در موسسات دولتي و بازرگاني است. جلسات بخش ناگزيري از محيط هاي كاري مدرن است ولي برگزاريهاي آنها بايد ضروري تشخيص داده شده و مفيد باشد در غير اين صورت به هيچ وجه نبايد جلسه تشكيل شود. از توصيه هاي زير براي اثر بخشي جلساتتان استفاده كنيد:

1- اهداف جلسه را مشخص كنيد

در طول مدت جلسه چه كار انجام خواهيد داد. هدفتان چيست؟

2- دستور جلسه تنظيم كنيد

تقريباً دليل شكست همه تلاشها ناشي از عدم برنامه ريزي آگاهانه است و جلسات نيز از اين قاعده مستثني نيستند.قبل از اينكه هر كس موضوعي را به جلسه تحميل كند. يك دستور كلي براي جلسه تهيه كنيد.

3- شركت كنندگان در جلسه را محدود سازيد

معمولاً وقتي تعداد شركت كننده افزايش مي بابد ، جلسه كم بازده مي شود. بنابراين، موقع تصميم گيري در مورد تعداد افراد شركت كننده در جلسه، سخت گير باشيد.

4- بر موضوعهاي دستور جلسه تمركز كنيد

معمولاً جلسات موقعي مفيد و اثر بخش مي شود كه توجه افراد به موضوعهاي دستور جلسه تمركز شود.

5- وقت شناس باشيد

اگر قرار است جلسه اي در ساعت 8 شروع شود، آن را درست سر ساعت 8 شروع كنيد.

6- زمان اتمام جلسه را تعيين كنيد

جلسات نه تنها بايد به موقع شروع شود بلكه بايد به موقغ نيز تمام شود.

7- بهترین زمان را برای جلسات تعيين كنيد

بهترين زمان براي برگزاري جلسات ساعت 1۰ صبح و 4 بعد از ظهر است.

8- جلسه را بدون وقفه اجرا كنيد

هرگز اجازه ندهيد در جلسه وقفه اي ايجاد شود مگر اينكه وضع اضطراري به وجود آيد.

9- در صورت امکان ايستاده صحبت كنيد

اگر شما نيازمند يك جلسه كوتاه هستيد كه بيش از 10 دقيقه به طول نمي انجامد سعي كنيد ايستاده جلسه را اجرا كنيد.

10- مكان مناسبي براي جلسه انتخاب كنيد

محل جلسه بر روي چگونگي كاركرد جلسه تاثير دارد. محل مناسب جلسه ، جلسه خوبي را تضمين نمي كند ، اما اتاق جلسه نا مناسب به بد شدن جلسه كمك مي كند.

11- تهیه صورتجلسه فراموش نشود

سعی کنید کسی که در نوشتن صورتجلسه مهارت دارد به عنوان منشی ثابت جلسات انتخاب نمایید و از او بخواهید موارد لازم را حتما پیگیری نماید.