تفويض اختيار، واگذاري اختيار توسط فرادستان يا مشاركت دادن وسهيم نمودن ساير اعضاء در اختيارات يا دادن اختيارات سازماني به فرودستان است.

 

1- مقدمه

در محيطي كه از ويژگيهاي عمدة آن رقابت شديد جهاني و تكنولوژي نوين است ، دست برداشتن از كنترلهاي متمركز موجب افزايش سرعت ، انعطاف پذيري ، قاطعيت ، هم افزايي و تقويت شبكه هاي ارتباطي خواهد شد.

تفويض كاهش يا از دست دادن قوت و قدرت نيست بلكه با اجراي آن قوت هاي موجود تقويت و هر يك از اعضاء و كاركنان داراي قدرت بيشتري خواهند شد. قدرت واقعي آن است كه افراد را متعهد سازد، قدرت واقعي زماني وجود خواهد داشت كه واگذار گردد و به كساني داده شود كه (نسبت به واگذار كننده) در وضع يا موضع بهتري قرار گرفته  و براي انجام كارها بهتر از او عمل مي‌كنند. در حقيقت دستمايه و فراگرد اين تفويض افزايش تعهد ، نوآوري و خلاقيت كساني را به همراه دارد كه قدرت به آنان واگذار شده است و كارها بهتر انجام مي‌شود.

هرگز كاري را كه فرد ديگري مي‌تواند بهتر از شما آن را انجام دهد خود انجام ندهيد.

اگر مدير بداند كه اين تفويض سودمند است قدرت خود را به راحتي به ديگران واگذار مي‌كند. تفويض اختيار موجب ايجاد انگيزه در كاركنان خواهد شد زيرا آنان احساس مي‌كنند كه بايد مؤثر واقع شوند و بايد به آنها ميدان داده شود تا اثربخشي و ابتكار عمل و خلاقيت هاي خود را افزايش دهند. از رهگذر پديدة واگذاري اختيار صلاحيت ، شايستگي ، مهارت ، بعنوان پاداش نصيب كاركنان خواهد شد.

بزرگترين مانعي كه فرآيند تفويض اختيار را تهديد مي‌كند همانا ترس يا وحشت مديريت نسبت به از دست دادن قدرت است.

2- اختیارات عمودی و افقي

اختيارات عمودي (سلسله مراتب) در سازمان موجب تقويت قوت مديران و سرپرستان سطوح پائيني سازمان مي‌شود و اختيارات افقي به روابط بين دواير سازماني اختصاص دارد بطوريكه رده هاي هم نام از قوت و قدرت يكساني برخوردار نبوده و موقعيت شغلي و عنوان كاري نقش ويژه اي در آن قوت دارد.

تعلل در واگذاري امور و حفظ وضعيت حال مساوي است با از دست دادن فرصت هاي پيشرفت.

سريعترين راه براي ارتقاء ، داشتن جايگزين قوي در محل است كه براي دنبال كردن راه شما - وقتي كه زمان آن برسد - توانا و آماده باشد . تفويض اختيار لطف به ديگران نيست بلكه او تعهد متقابلي را بر عهده مي گيرد. با تفويض به جاي انجام بسياري از وظايف نامطلوب به انجام اندكي از وظايف به صورت مطلوب خواهيد پرداخت. در حقيقت تفويض اختيار امري فراتر از گفتن است.

تفويض معمولاً با هدف گذاري روشن و شفاف از رأس هرم تصميم گيري به سطوح و لايه هاي زيرين اعلام مي‌شود.

3- مراحل چهارگانه تفويض اختيار

1. هدف و اهميت پروژه ، مهلت ها و حيطة مسئوليت تفويض را تعريف كنيد.
2. اختيارات ، منابع و حمايت لازم را فراهم آوريد.
3. بدست آوردن نتايج را تفويض كنيد.
4. پيشرفت كار و پيگيري آن را كنترل كنيد.

مسئوليت توضيح كار بر عهده مدير است. در موقع تفويض به جاي جزء يا بخشي از كار بايد تمام آن تفويض شود. از ميزان اختيارات  و استقلال داخلي كاركنان را مطلع نمائيد. در حقيقت كليد تفويض اختيار مسئوليت وضع استاندارد و اطمينان دادن به كاركنان كه از مسئوليت آنان در دستيابي به استانداردها آگاهي داريد را مي‌توان برشمرد. درحالي كه براي دريافت نتايج استاندارد تعيين مي‌كنيد اما با كنترل بيش از حد نحوة انجام كار افراد دست و پاي آنان را نبنديد. وقتي مشكلي پيش مي‌آيد فوراً به فكر تعويض نباشيد بكله نحوة انجام كار را روشن نمائيد. به حد لزوم بر كار افراد نظارت كنيد و اگر افراد در تكميل اولين وظيفة خود سريع و كارآمد بودند نظارت خود را كاهش دهيد.

از اصل مهم و كليدي تشويق غافل نشويد و تمام كسانيكه براي افزايش وظايف و مسئوليت هايشان كمك كرده اند تشويق كنيد.

4- افراد مناسب انتخاب کنید

برگزيدن افراد مناسب براي تصدي مشاغل سازمان از قاطع ترين مراحل است و بايد به عوامل زير توجه كافي بعمل آيد:

1. اصطكاك : عدم توافق بين مدير و كاركنان
2. رديابي سوابق : شغل را با فرد متناسب سازيد
3. موقعيت مكاني : صرفاً كارها به نيروهاي دم دست واگذار نشود
4. سطح سازماني : رعايت سلسله مراتب موجب سهولت كار و قرار گرفتن آن در مدار مي‌باشد
5. سازگاري : به سابقه كاري ، علاقه ، داشتن وقت لازم – آگاهي از اهداف كاركنان توجه داشته باشيد.
   براي تفويض اختيار افرادي كه به آنان اختيار مي‌دهيد بايد به شما اعتما داشته باشند، بر خطاها پافشاري و اصرار نورزيد و وانمودكنيد كه از آنها آگاهيد و به آنان فرصت جبران بدهيد.

با برخورد باز و مؤدبانه ، توأم با احترام و شفاف سازي انتظارات فرآيند انتخاب مناسب تكميل مي‌گردد.

5- ارتباطات

تفويض اختيار مؤثر مستلزم ارتباطات مؤثر است. بدون ارتباطات ، وظايف و تكاليف كم رنگ مي‌شوند. فوريت ها در ابهام مانده و نتايج ضعيف و گنگ بدست خواهد آمد. ارتباطات مستلزم مشاوره و توافق ميان مدير و كاركنان و توجه به واكنشها در سراسر فرآيند است. توضيح و تشريح استانداردهاي مورد استفاده در ارزشيابي عملكرد حسي از الزام و تعهد را در افراد ايجاد مي كند.

طراحي سيستمي براي پاداش به عملكرد برجسته و متمركز شدن بر نتايج حاصله بجاي راههاي انجام كار در خلق ابتكارات مؤثر است.

6- ارزشیابی

براي پيگيري هر تكليف بايد كار انجام شده مورد ارزيابي قرار گيرد، اگر درجة موفقيت هر كار با توجه به استانداردهائي كه در هنگام مشخص كردن تكاليف تعيين شده اند مورد سنجش قرار گيرد و نتايج كمتر از حد انتظار بود بايد به امر ارتباطات به هنگام تفويض توجه نمود. پاداش از جمله كارهاي ساده و قاعده اساسي است كه بسياري از مديران از انجام آن شانه خالي مي‌كنند. اين عدم موفقيت اثربخشي شما و كاركنان را تقليل مي‌دهد. مديران موفق كساني را كه تلاش و كوشش مي‌كنند مورد تصديق و قدرداني قرار مي‌دهند.

مديران موفق با پاداش مادي ومعنوي كاركنان كوشا را مورد تصديق و قدرداني قرار مي دهند.

7- چرا مديران از تفويض گريزانند؟!

آنان مي گويند:

• كاركنان من تجربه ندارند.
• توضيح كار بيش از انجام كار به وسيله خود من طول مي كشد.
• هزينه اشتباه كاركنان سنگين است.
• خودم سريعتر كار را انجام مي دهم.
• هركاري را نمي شود تفويض كرد.
• كاركنان اغلب سرشان شلوغ است.
• كاركنان آماده پذيرش مسئوليت نيستند.
• به علت فقدان كنترل از تفويض نگرانم.
• دوست دارم خودم تصميم گيرنده باشم.
• من از تفويض هر اسناكم.

با تفويض اختيار فرآيند تصميم گيري نيز در تمام سطوح دستخوش تغييرات و دگرگوني خواهد شد.

 در پايان نبود فرهنگ همگرايي، خردجمعي و هم انديشي و كثرت مقررات و قوانين دست و پاگير و يكنواختي كارها را مي توان از جمله مؤلفه هاي موانع تفويض برشمرد كه با مرتفع نمودن اين موانع، سهولت در كار، احساس مسئوليت و ايجاد انگيزه و سرعت خدمات رساني را به همراه خواهد داشت.

تفويض اختيار سلب مسئوليت نمي كند. با تفويض اختيار به جاي القاي انديشه، انديشيدن را بياموزيم.